Intern auditen is een cruciaal proces binnen organisaties om de effectiviteit van beheersmaatregelen en processen te waarborgen. Toch gaat het vaak fout door veelvoorkomende valkuilen en subtiele fouten in lichaamstaal die de audit kunnen beïnvloeden. Dit artikel geeft inzicht in de belangrijkste “not to do’s” en hoe gezichtsuitdrukkingen en lichaamshouding van invloed zijn op het auditproces.
Wat Je Beter Niet Kunt Doen Bij Een Audit
- Vooringenomen zijn
- Het is verleidelijk om met bepaalde aannames aan een audit te beginnen, vooral als je al wat achtergrondinformatie hebt. Echter, het is cruciaal om objectief te blijven. Vooroordelen kunnen de uitkomsten van de audit beïnvloeden en de betrouwbaarheid ervan ondermijnen.
- Overdreven kritisch zijn
- Natuurlijk is het jouw taak om verbeterpunten te signaleren, maar een overdreven kritische houding kan leiden tot weerstand bij de geauditeerde. Probeer constructief te blijven en benadruk ook wat goed gaat.
- Geen ruimte geven voor dialoog
- Auditen gaat niet alleen over het stellen van vragen, maar ook over het luisteren naar de antwoorden en het openstaan voor aanvullende informatie. Geef de geauditeerde de kans om hun verhaal te doen en laat ruimte voor discussie.
- Gebrek aan voorbereiding
- Onvoldoende voorbereid naar een audit gaan, is een van de grootste fouten. Dit kan leiden tot het missen van cruciale vragen of onderwerpen. Zorg ervoor dat je je grondig inleest in het onderwerp en alle relevante documentatie kent.
- Onnodig formalisme
- Te formeel of afstandelijk zijn, kan de audit onnodig stroef maken. Terwijl het belangrijk is om professioneel te blijven, kan een ontspannen sfeer vaak zorgen voor meer openheid en eerlijkheid.
Gezichtsuitdrukkingen en Lichaamshouding: De Onzichtbare Invloed
- Open houding vs. Gesloten houding
- Een open houding (rechtop staan, ontspannen armen) bevordert een gevoel van vertrouwen en samenwerking. Een gesloten houding (armen over elkaar, leunen naar achteren) kan juist defensiviteit oproepen.
- Gezichtsuitdrukkingen: Let op je wenkbrauwen!
- Gefronste wenkbrauwen of een sceptische blik kunnen onbedoeld intimiderend overkomen en de geauditeerde defensief maken. Een kalme, neutrale blik kan bijdragen aan een veilige sfeer waarin de geauditeerde zich gehoord voelt.
- Knikkend of stilzwijgend luisteren
- Het maken van subtiele knikjes terwijl je luistert, laat zien dat je betrokken bent. Vermijd echter continu stilzwijgend notities maken zonder oogcontact, want dit kan een gevoel van ongemak veroorzaken bij de geauditeerde.
- Oogcontact: Niet staren, maar verbinden
- Consistent oogcontact toont oprechte interesse. Pas wel op dat je niet stug blijft staren, want dit kan agressief overkomen. Oogcontact moet natuurlijk en vriendelijk zijn.
Wil je een betere interne auditor worden?
Wil je jouw vaardigheden als interne auditor verder aanscherpen en leren hoe je op een constructieve manier audits uitvoert? De E-learning cursus van cursus-interne-auditor.nl biedt je alle tools die je nodig hebt om succesvolle audits uit te voeren. Leer alles over het opstellen van een auditplan, het ontwikkelen van gestructureerde interviewtechnieken en het herkennen van de juiste lichaamstaal. Met praktijkvoorbeelden, interactieve modules en uitgebreide ondersteuning, kun je jezelf ontwikkelen tot een top-interne auditor.
Bezoek cursus-interne-auditor.nl en start jouw leertraject vandaag nog!